Software de gestión de contratos
Micaela Fernández
En este post te contamos en qué consiste la gestión de contratos, cuáles son sus procesos y por qué es importante contar con un software de gestión de contratos.
¿Qué es la gestión de contratos?
La gestión de contratos abarca el proceso de administración y gestión durante su ciclo de vida. Esta función es fundamental en todas las organizaciones, ya una automatización de contratos puede ayudar a evitar problemas legales y mejorar el rendimiento y las relaciones con los clientes.
La gestión de contratos abarca diferentes fases: negociación, creación y ejecución. Por supuesto, también se engloban en este proceso la administración y gestión de los mismos.
En este caso, resulta relevante contar con un software de gestión de contratos, sobre todo en empresas de proyectos, ya que esto garantiza que se cumplan con las operaciones y objetivos financieros correspondientes. Además, una buena gestión de los contratos ayuda a monitorear el desempeño de tareas y los tiempos que se dedican a la realización de las mismas.
Etapas de la gestión de contratos
Como hemos comentado, dentro de la gestión de contratos se engloban varios procesos. A continuación, explicamos cada uno de ellos:
- Creación: el software de gestión de contratos debe tener la capacidad de registrar estos documentos, de forma que se identifique el tipo de contrato y quién será el responsable de cada tarea. En esta primera fase se deben considerar los recursos y objetivos de la empresa
- Negociación: en esta fase se establece la confianza entre las dos partes, de forma que existen ciertos elementos del contrato que se pueden cambiar o eliminar, por lo que el software de gestión de contratos debe permitir estas modificaciones
- Aprobación: una vez que se aprueba el contrato, se procede a la firma del documento, algo que también debe reflejarse dentro del programa de gestión de contratos
- Finalización: se pone en marcha el servicio y se concluye el proceso de negociación
- Administración: una vez que comienza el proyecto o la prestación de servicios, estos pueden variar. En este sentido, es fundamental llevar un seguimiento de los ingresos y gastos, entre otros
Ventajas de un software de gestión de contratos
Las fases del contrato incluyen toda la vida del proyecto. Sin embargo, el software de gestión de contratos va más allá, ya que permite maximizar el rendimiento y los ingresos gracias a ser una gran fuente de información y a la vista en tiempo real de las actividades que se desempeñan.
- Planificación de adquisiciones: un software de gestión debe tener la capacidad de administrar clientes y proveedores
- Control de presupuestos: el programa de gestión de contratos permite evaluar el valor, el progreso y la finalización de los contratos
- Gestión del cambio: si hay cláusulas que cambian dentro del contrato, deben poder modificarse y recalcular los costos
- Mejora de la eficiencia: una eficiente gestión de contratos reduce los costes de administración y acelera el cumplimiento contractual. Al digitalizar estos procesos empresariales, los documentos se vuelven más accesibles, de forma que también se reducen los tiempos de modificaciones
- Mitigación de riesgos : un software de gestión de contratos permite evaluar el desempeño y cumplimiento en tiempo real, además de asegurar que se cumplan las obligaciones del contrato
- Transparencia y control : como se ha comentado anteriormente, los documentos son más accesibles y, por tanto, también se pueden obtener informes que proporcionan información valiosa para la toma de decisiones
Software de gestión de contratos de ecoSoft
Con el software de gestión de contratos de ecoSoft podrás facturar periódicamente y de forma ágil a tus clientes.
Ventajas del software de gestión de contratos de ecoSoft
Te contamos algunas de las ventajas de la gestión de contratos con ecoSoft:
- Posibilidad de definir estados de baja y poder sacar informes al respecto
- Control de facturación para la emisión: quién paga la factura, quién la recibe y quién es la entidad que percibe el servicio contratado
- Control de artículos y servicios a facturar con precios pactados, descuentos por cliente y servicio. Posibilidad de definir un precio específico para cada cliente/contrato
- Control de tareas planner, de forma que se pueden generar servicios de forma automática mediante agendas inteligentes que controlan los permisos de los trabajadores
- Posibilidad de facturar contratos en función del número de servicios o las horas prestadas en el periodo definido
- Herramientas de modificación masiva de contratos filtrados
- Personalización de la impresión de contratos: podrás diseñar la impresión del modelo a tu medida y disponer de diferentes formatos
¡Y mucho más!
