Cómo hacer una factura

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Micaela Fernández

Aunque para algunos ya sea algo cotidiano, muchos no saben cuáles son los requisitos mínimos que se deben rellenar para poder emitir una factura.

Te contamos los datos básicos y cómo puedes optimizar la gestión de tus facturas con ecoSoft.

¿Qué es una factura?

Una factura es el documento que refleja la información de una compraventa de un bien o servicio. Toda empresa o autónomo que realice una actividad empresarial está obligado a presentar facturas, por lo que ahorrar tiempo en esta tarea puede ser fundamental.

Tiene una gran trascendencia tributaria, ya que sirve para justificar gastos o deducciones y respaldar los ingresos que declara una empresa.

Además, como ya hemos comentado en otro post de nuestro blog, existe la posibilidad de emitir facturas electrónicas. Las facturas electrónicas son fáciles de emitir, almacenar, localizar y enviar, por lo que contar con un software de facturación se vuelve algo esencial.

Tipos de factura

Es importante distinguir los tipos de factura que se usan habitualmente:

Factura completa y simplificada

Además de las facturas que hemos mencionado, la Agencia Tributaria distingue dos tipos: la factura completa y la factura simplificada.

La factura completa es la que desglosa toda la información y cumple todos los requisitos establecidos por Ley. Esta indica la compra o venta de bienes o servicios y se emite antes de recibir el pago.

La factura simplificada no contiene los datos del receptor, solo los del emisor. Es decir, hace referencia a al justificante de compra, lo que comúnmente se conoce como ticket. Por lo tanto, la factura simplificada es aquella que se emite después del pago y que da validez legal a una compra.

Sin embargo, la factura simplificada no es válida en caso de que el destinatario quiera deducir el IVA, ya que no cumple los requisitos formales establecidos por ley. Además, será válida siempre y cuando el importe no exceda de 400 euros o supere los 3000 euros IVA incluido en los siguientes casos:

  • Ventas al por menor
  • Ventas o servicios en ambulancia
  • Ventas o servicios a domicilio del consumidor
  • Transporte de personas y sus equipajes
  • Servicios de hostelería y restauración
  • Salas de baile y discotecas

Entre otros servicios.

Partes de la factura simplificada

Como hemos comentado, una factura simplificada contiene menos datos. En este caso, debe reflejar la siguiente información:

  • Número, y en su caso, serie
  • Fecha de expedición y de operación
  • NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor
  • Identificación de los bienes y servicios en cuestión
  • Tipo impositivo y opcionalmente la expresión «IVA incluido»
  • Contraprestación total

Partes de la factura ordinaria

Una vez aclarado qué es una factura y cuáles son los tipos, debemos saber cuáles son los datos que se deben registrar para completar el documento:

  • Datos del emisor de la factura: nombre, apellidos, denominación de la sociedad, domicilio, NIF o CIF. También se pueden incluir otros datos como el número de teléfono o la dirección de correo
  • Número: las facturas se emiten de forma numerada, desde el 1 en adelante durante el ejercicio fiscal
  • Fecha: fecha de expedición de la factura
  • Datos del remitente de la factura: hace referencia al receptor del producto o servicio. También habrá que añadir información relativa al nombre de la sociedad, NIF o CIF, dirección…
  • Concepto: explicar con concreción y exactitud cuál es el servicio prestado o el producto que se ha vendido
  • Base imponible: se informará de los precios de los productos o servicios, así como de cualquier descuento que se aplique
  • Retención del IRPF: en caso necesario
  • Tipo de IVA y cuota tributaria
  • Importe total
  • Forma de pago

Cómo hacer una factura paso a paso

Después de tener claros todos los datos que se deben introducir, te aconsejamos que sigas estos pasos para realizar una factura:

  1. Rellena los datos del emisor y receptor de la factura: normalmente suelen ubicarse en el encabezado. Recuerda que también puedes añadir otros datos extra como la dirección de correo
  2. Numera la factura y ponle fecha: se deben añadir el número de factura y la fecha de emisión, que deben ser correlativas
  3. Descripción del producto o servicio prestado: como se ha mencionado anteriormente, es fundamental identificar todos los elementos y describir los servicios para que no haya confusiones
  4. Calcula la parte económica: asegúrate de que los precios desglosados son correctos
  5. Envía la factura y almacénala: como ya hemos dicho, tienes la posibilidad de entregar la factura en papel o enviarla a través de nuestro software de gestión de forma electrónica. De esta forma, tendrás siempre una copia almacenada en tu programa

Cómo gestionar facturas con ecoSoft

Con ecoSoft podrás gestionar tu facturación de forma automática.

Con el módulo de facturación de ventas podrás realizar muchas acciones. Te las detallamos a continuación:

  • Configuración de plantillas de facturación por cliente
  • Define formas de pago y periodicidad y días de cobro del cliente, en caso de tenerlos, para la generación de vencimientos automática
  • Posibilidad de traspaso a factura desde presupuestos, pedidos, albaranes, facturas proforma y servicios
  • Posibilidad de enviar los documentos a cualquier cuenta de correo
  • Posibilidad de definir series de facturación ordinaria, proformas o rectificativas y el programa gestionará la numeración automáticamente
  • Emisión de factura electrónica: facturaE ya firmada
  • Facturación periódica automática por cliente y sede o empresa y facturación periódica recursiva desde contratos
  • Clonado de documentos con el objetivo de ahorrar trabajo
  • Posibilidad de tener contabilidad integrada enlazada a facturación o exportar a otros programas de contabilidad

¡Y mucho más!

Factura electrónica

La factura electrónica o facturaE, de obligatorio uso desde 2015, es la forma de rendir cuentas ante la Administración Pública. Esto contribuye a proteger a pequeñas y medianas empresas y a autónomos frente a la morosidad.

La factura electrónica es una equivalencia de la factura en papel y, por lo tanto, tiene la misma validez. La única diferencia es que la electrónica se aloja en medios electrónicos y telemáticos.

Con ecoSoft podrás gestionar tus facturas electrónicas. Para ello, deberás configurar en la entidad el tipo de facturaE: entre empresas o a la Administración Pública. Una vez que hayas realizado estos pasos, ya podrás generar una facturaE desde nuestro módulo de facturas de venta.

Obligaciones de la factura electrónica

Según establece la Ley 18/2022, del 28 de septiembre, de Creación y Crecimiento de Empresas, todas las empresas españolas tendrán que disponer de un sistema de facturación electrónica antes del 1 de julio de 2025.

El software de gestión de ecoSoft proporciona las herramientas necesarias para facturar de forma electrónica, además de cumplir con la legislación y normativa necesaria para desempeñar estas funciones.

Mejora y agiliza la relación con tus clientes

Asigna precios pactados, gestiona presupuestos personalizados y revisa las estadísticas de venta por clientes, familias y productos o servicios

Gestión administrativa completa e intuitiva

Posibilidad de facturación electrónica y facturación EDI (consulta más información sobre estos módulos)

Facturación ecoSoft

Cómo hacer una factura con ecoSoft

Con ecoSoft podrás crear facturas de forma rápida y sencilla. Para ello, deberás configurar los datos de facturación del cliente, como la forma de pago o periodicidad.

Dentro de la ficha de cliente > Datos de facturación > encontrarás todos los campos necesarios para automatizar la facturación: serie, periodicidad y forma de pago, entre otros.

Estos datos se heredarán cuando se cree una nueva factura. Solamente tendrás que escoger el producto o servicio a facturar. ¡Tan sencillo como eso!

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