¿Qué es la Factura Electrónica?

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Micaela Fernández

Las nuevas tecnologías han propiciado la llegada de las facturas electrónicas en busca de mayor fiabilidad, seguridad y comodidad. Te contamos qué es una factura electrónica y cómo puedes gestionarla con ecoSoft.

Qué es la factura electrónica

La factura electrónica o facturaE, de obligatorio uso desde 2015, es la forma de rendir cuentas ante la Administración Pública. Esto contribuye a proteger a pequeñas y medianas empresas y a autónomos frente a la morosidad.

La factura electrónica es una equivalencia de la factura en papel y, por lo tanto, tiene la misma validez. La única diferencia es que la electrónica se aloja en medios electrónicos y telemáticos.

La factura electrónica se define legalmente como «aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico».

Cómo enviar y firmar una factura electrónica

Para poder crear y administrar una factura electrónica se deben contener todos los campos obligatorios exigibles en dicho documento. Además, se contará con la aprobación de ambas partes para poder transmitirla de un ordenador a otro.

Desde 2013, no es necesario que la factura electrónica esté firmada mediante firma electrónica, pero sí que es recomendable.

La factura se puede realizar de la siguiente manera:

  1. Se crea la factura, con los mismos datos que tendría si fuese en papel, y se almacena en un fichero de datos
  2. En caso de que se desee, se procede a firmarla electrónicamente mediante el certificado digital propiedad del emisor de la factura

Obligaciones de la factura electrónica

Por supuesto, tanto el emisor como el receptor de la factura electrónica tienen diversas obligaciones que cumplir.

Obligaciones del emisor de una factura electrónica

  • Crear la factura en una aplicación informática con los campos requeridos
  • Asegurarse de que sea legible
  • Garantizar el acceso a las facturas, tanto en visualización, búsqueda, copia, descarga o emisión
  • Conservar la base de datos que ha generado la factura
  • Contabilizar la factura
  • Garantizar su autenticidad e integridad

Para asegurar este último punto, se pueden utilizar tres vías:

  • Firma electrónica avanzada: mediante un certificado reconocido o un dispositivo de creación de firmas
  • Sistema de intercambio de datos (EDI)
  • Otros medios que hayan sido comunicados y validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria 

Obligaciones que debe cumplir el receptor de una factura electrónica

Una vez generada y enviada la factura electrónica, o facturaE, el receptor tiene que cumplir las siguientes obligaciones:

  • Recibir la factura y comprobar que cumple con los requisitos establecidos y que la firma electrónica es segura
  • Conservar la factura en formato original
  • Asegurarse de que es legible
  • Garantizar el acceso a la misma: visualización, búsqueda, copia, descarga o impresión

Ventajas de la factura electrónica

Dejar de lado el papel también tiene sus ventajas. Te las contamos a continuación:

Cómo gestionar una factura electrónica con ecoSoft

En ecoSoft te ofrecemos la posibilidad de gestionar tus facturas electrónicas. Te contamos cómo.

Para empezar, tienes que configurar en la entidad el tipo de facturaE: factura entre empresas o a la Administración Pública. También es importante que tengas cargado el certificado digital dentro del programa para poder firmar una factura de manera electrónica. Para ello, debes acceder al módulo de facturación > certificados digitales y cargar todos los que vayas a usar para la firma de documentos.

Tipo de facturaE

Una vez hayas realizado estos pasos, podrás generar una factura desde nuestro módulo de facturas de venta. Solo tendrás que asociar la entidad y seleccionar el tipo de servicio o producto que quieres facturar. Si ya tienes cargado tu certificado digital, se firmará de forma automática.

Una vez la generes, el programa te ofrece diversas opciones para su visualización y descarga.

Opciones visualización facturaE

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