Desde hace tiempo venimos conociendo actitudes y también hemos visto aplicaciones de terceros (la competencia) que realmente avalan un contexto empresarial que no se preocupa por el control exhaustivo del gasto, indispensables en la gestión de un negocio, cuando hablamos de micro-pymes.
Es normal que una micro-pyme o un pequeño negocio se preocupe principalmente por las operaciones de venta que realiza en su negocio, ya sean productos o servicios. Evidentemente si no vendes, tu negocio no funciona, y esto, creo que puede entenderlo cualquiera que dirija o trabaje en un negocio privado, las ventas son sagradas, hay que vender para seguir moviendo el negocio, hasta aquí perfecto, estamos todos de acuerdo.
La cuestión es que si no vendes, el negocio no marcha, pero ya entendemos que hacemos todo lo posible por vender, ahora bien, ¿y que hacemos para controlar el gasto?, porque claro, controlar los gastos es lo que nos puede hacer que el negocio sea o no sea viable, es decir, podemos vender una cifra importante, pero si el gasto es mayor que las operaciones de venta el negocio no marcha. Por tanto, no podemos centrarnos solamente en vender, tenemos que centrarnos en vender y conocer el gasto para controlarlo, contenerlo y esto nos permitirá avanzar sobre seguro.
Una de las consecuencias a medio largo plazo del control del gasto que irás teniendo cada ves más tesorería y dependerás menos de financiación externa.
Comprar y almacenar Stocks.
Como no perder el control
Cuando compramos productos es importante controlar el stock, almacenar el stock cuesta dinero, tienes que tener un almacén, tienes que tener ese stock controlado y muchos de los productos pueden quedar obsoletos y luego costarnos más venderlos, etc.. así que, si vendemos productos en nuestra empresa, es importante acertar con las compras lo máximo posible y posteriormente verificar al final de cada campaña si queremos mantener ese stock que está quedando obsoleto, o bien nos interesa liquidarlo sin más miramientos para evitar costes de almacenamiento y cuadrar algo más el margen comercial, en el almacén no computa. Si el producto está quedando obsoleto, es mejor venderlo a un precio inferior que habrá que estudiar detenidamente en casa caso, que seguir teniéndolo parado en el almacén, esto no sirve de nada y desvirtúa nuestro ROI de ventas, el objetivo marcado para nuestra rentabilidad de productos.
En el software para empresas de ecoSoftWEB existen infinidad de herramientas que te permiten ver el stock, la trazabilidad y analizar las operaciones de venta, pantallas gráficas de estadística que pueden ayudarte a analizar categorías, familias o productos para que puedas realizar este trabajo de optimizar tu almacén y optimizar las posibles compras posteriores. La rentabilidad por proveedor y por campaña, o la rentabilidad de familias pueden ser un ejemplo claro de ello, y además, insistimos, tienes pantallas gráficas para ir analizando cada detalle a golpe de clic.
Haz el esfuerzo y optimiza tu almacén al final de cada campaña, obtendrás mejores resultados en general que tenerlo parado en tu almacén ocupando espacio, esto es escencial en la buena gestión de tu negocio
GASTAR
Ummm gastar, eso si que es un tema complicado ¿Verdad?
Hemos visto aplicaciones y actitudes como comentábamos al principio del post que no son de recibo, es decir, “yo me dedico a comprar y vender, ehh” ¿y que hay del gasto?
– No, los gastos me los lleva la asesoría.
– No, los gastos no los cargo en el sistema me lleva mucho tiempo.
– No, es que no tengo a nadie para hacer ese trabajo.
Y un largo etc..
Pues bien, el gasto es fundamental, totalmente fundamental, tanto como las operaciones de venta. Es decir, si solamente controlo las compras de producto, o la subcontratación de servicios y luego los vendo, revendo, etc.. me estoy perdiendo una parte del negocio tan fundamental como el gasto, no hay empresas sin gastos, suministros, personal, gastos en tecnología, cuotas de la administración, y por desgracia un largo etc…
Nosotros somos pro asesoría, es decir, un buen asesoramiento fiscal es totalmente necesario y fundamental para las micro-pymes, pymes y también empresas de otros tamaños, pero no podemos dejar el cálculo del negocio a una vez al mes o al trimestre que alguien externo nos diga como va el negocio. Los empresarios tienen la responsabilidad de trabajar codo a codo de vez en cuanto con sus administrativos (si los tienen o bien ellos mismos) para revisar estos gastos y verificar que el negocio marcha bien, de lo contrario puedo llevarme sorpresas a medio plazo bastante desagradables y luego no vale decir que no lo sabía, tener un negocio exige controlar dicho negocio, y controlar dicho negocio es precisamente eso; controlar el negocio al completo, no solamente las compras y las ventas.
Señores estamos en el siglo XXI y hay software como el caso de ecoSoftWEB, el software de gestión de empresas que permite hacer esto con el mínimo esfuerzo, vamos a explicarte cómo para ver si podemos ayudarte a controlar mejor la gestión del negocio y crecer juntos.
Lo primero que tenemos que decir, es que ecoSoft ofrece ayuda tanto en línea, reuniones, ticketing para la ayuda rápida, tiene videos, y ayuda para formar y manejar un software SERIO de gestión de empresa como es ecoSoftWEB. ¿porque hablamos de un software serio? Hemos visto que muchas de las aplicaciones existentes te dejan facturar sin código de artículo o servicio en ventas y poner la cantidad ahí “a pelo”, vaya calculo que tendrás después para analizar la información. Eso si, esas aplicaciones tienen un marketing de ventas muy chulo.
O bien, también incorporan los gastos como si de una contabilidad domestica se tratara, es decir, Gastos bancarios 150€, Nominas 10.300€, gastos varios (no quiero hablar de gastos varios, se nos ponen los pelillos de punta), gastos varios 12.000€, y así… lo que pasa que así no se puede controlar correctamente un negocio, para controlar un negocio necesitas tener el análisis del detalle a bajo nivel y también a vista de pájaro, y super rápido, sin imprimir, sin obtener informes que tengas que puntear, etc… el empresario de hoy en día quiere ver la foto de su empresa y la quiere ver ahora en tiempo real sin tener que pasar por mil sitios de un programa para llegar.
Para esto necesitas un software de gestión empresarial como ecoSoftWEB y ponerte las pilas para organizar como quieres analizar los datos de tu empresa, y si, incluyendo por supuesto los gastos porque de lo contrario no hay foto de empresa, no sabemos cómo va, hasta que alguien nos llama y nos dice, “tienes un problema, o vaya bien que vas” pero nada más. La cuestión es poder verlo por nosotros mismos en tiempo real y que lo que nos cuentan se ajuste a nuestros propios cálculos para verificar que todo marcha como tiene que marchar.
Hemos visto que muchas de las aplicaciones existentes te dejan facturar sin código de artículo o servicio en ventas y poner la cantidad ahí “a pelo”.
¡Vaya calculo que tendrás después para analizar la información!
Conceptos básicos para comenzar a controlar el negocio.
Creo que merece la pena.
1.- Crear un sistema de categorías o familias al igual que los artículos o servicios que vendo, pero para el control de los gastos.
Esto nos va a permitir tener un EBITDA de negocio fundamental en toda empresa, pequeña, mediana, grande o enorme y poder analizar la foto del negocio en tiempo real por partidas y realizar los ajustes periódicamente que necesitemos para ir analizando y controlando que no se nos pasa nada por alto.
2.- Una vez que tenemos esta estructura destinada al control del gasto, es necesario cargar todos los meses los gastos del negocio, cuando digo todos, son todos los gastos, es decir, cualquier movimiento económico que tenemos en las cuentas de tesorería, tenemos que tenerlo registrado en la gestión. – Ostras yo no puedo hacer eso… si que puedes y debes.
Además el software de gestión ecoSoftWEB tiene herramientas para que, con la carga de un solo mes de este tipo de gastos, bancarios por comisiones, por intereses, suministros, nóminas, reparaciones, etc,… puedas hacerlo todos los meses con el mínimo esfuerzo de manera automatizada, eso si, sin un código “varios” o “sin cargar cantidades económicas sin registrar el tipo de gasto”. Esto lo dejamos para programas de la competencia que están más destinados solamente a vender y los gastos, bueno… los gastos no son tan importantes.
Con ecoSoftWEB las compras, las ventas y los gastos son igual de importantes para la buena marcha de los negocios de nuestros clientes y nosotros nos volcamos para ayudar lo máximo posible, no lo decimos nosotros, lo dicen nuestros clientes.
3.- Ya tengo la estructura de gastos y me he metido el “atracón” de cargar todos los gastos de un mes, y ¿ahora que? Pues ahora solamente tendrás que ir mes a mes controlando que los gastos que has cargado el primer mes, llegan también en los meses próximos y modificando importes en consecuencia, ya que la carga de los documentos para los próximos meses la puedes automatizar, si quieres saber cómo se hace esto de automatizar todos los gastos de los meses, puedes hablar con nuestro soporte o cargar un ticket de asistencia y nosotros te explicamos todo.
4.- Vale, lo tengo, estoy cargando gastos, algo que creía imposible y puede ver todos los análisis gráficos y cifras relativas a mi negocio de forma más exacta sabiendo ahora cuales son los temas importantes para que el negocio marche bien, pero… ¿Como se si todos estos datos están bien y que no se me ha pasado nada por alto?
Pues bien, la única forma que tenemos de comprobar que todos estos informes, gráficos, etc…, reflejan la realidad, es que el saldo de todas tus cuentas te coincide. Es decir, si el saldo que muestra el programa para cada una de las cuentas ya sea de caja, bancos, etc.. es correcto, es que todo ha sido cargado correctamente en el sistema y por tanto los cálculos son correctos y los gráficos, la foto de negocio va bien.
Ahora solamente nos quedaría una última cuestión.
En todas las empresas es normal que cuando vemos nuestro primer análisis de negocio no veamos exactamente lo que queríamos ver, pues bien, ecoSoftWEB tiene herramientas para poder variar esa forma de ver los cálculos sin tocar nada, con pequeños ajustes que hagas en la gestión podrás ver unos resultados iguales, pero desde otras perspectivas o saldos acumulados por partidas. La remodelación de cómo quiero ver los gastos o los datos de rendimiento en general, suele ser habitual, y va cambiando con el tiempo, sobre cómo queremos analizar las cosas, y con ecoSoftWEB puedes hacer estos cambios de vista para analizar tu negocio con el mínimo esfuerzo, no tienes que cambiar los documentos cargados, no tienes que borrar y mover a otras partidas, …si parece magia, pero es ecoSoftWEB.
Ahora ya tienes un control más adecuado de tu negocio y formas parte de ese grupo de empresarios que sin importar el tamaño de tu negocio haces las cosas bien y ecoSoftWEB es el programa de gestión que encaja como un guante dentro de tu perspectiva de herramienta de empresa.
Contacta con nosotros para cualquier duda que tengas, ya sabes, estamos en tu mismo equipo.
