Todos sabemos que llevar una gestión administrativa 100% eficiente es una tarea compleja, es decir, por muy bien que hagamos la cosas en la administración de nuestro negocio siempre existen errores, somos humanos. La que no es humana es en este caso “la gran desconocida” la ventana de “consultas”. Esta herramienta, que aparentemente tiene una utilidad reducida, es de suma importancia para llegar o al menos acercarse al 100% de la fiabilidad de la gestión de nuestros negocios.

Os dejo un vínculo aquí, de la ayuda que os indica donde encontrarla y como usarla.
https://www.ayudaecosoftweb.net/AInfoAyuda.aspx?PKEY=1891

La ventana de consultas sirve para muchas cosas, lo primero para conocer cómo usamos nuestros productos y servicios en el sistema, pongamos unos ejemplos.

1- Depurando ficheros de artículos - servicios - conceptos

Todo ordenado en su lugar

Si tenemos muchos productos o servicios todos sabemos que, con el tiempo, es necesario hacer una revisión de “artículos” (bueno, ya sabéis que artículos según quien lo mire/use se pueden ver artículos (control de stock), servicios, conceptos de gasto para el control de gastos, y también inmovilizado) y si tenemos varios usuarios en la compañía que pueden añadir artículos/servicios/conceptos, etc.. al cabo de un tiempo pueden aparecer más de los deseados. Tener más artículos/servicios/conceptos de los deseados hace que usar la aplicación pueda ser un poco tedioso. Por eso, depurar esta parte de la compañía es una tarea fundamental. Vale, pues queremos borrar, hacer una limpieza de esta pantalla, ¿qué hago?, ¿me pongo a borrar ahí sin control?

En primer lugar, no podrás borrar artículos/servicios/conceptos por el principio de herencia, es decir, si se han utilizado alguna vez en el programa ya no podrás borrarlos. Podrás darlos de baja. Pues bien, entre las bajas que podamos dar (aquellos artículos/servicios/conceptos) que ya no usamos y los que podamos borrar, nos permitiría depurar esta gestión y trabajar con un número más reducido de artículos/servicios/conceptos y mejorar los análisis de gestión y el control de negocio.

La ventana de consultas nos permite ver si hemos usado estos artículos alguna vez. Simplemente tienes que tener una pestaña del navegador abierta con esta pantalla de consultas y en otra la administración de artículos/servicios/conceptos e ir preguntando a la ventana de consultas cuando hemos usado un código de artículo/servicio/concepto y desde ahí podremos decidir qué hacer con el código buscado. Por ejemplo, vemos que tenemos un artículo/servicio/concepto duplicado, ya no podemos borrar ninguno de los dos utilizados, pero nos gustaría unificarlo todo en uno.

Pues bien, sin la pantalla de “consultas”, “la gran desconocida” sería imposible.

Pregúntale a la ventana de consultas cuantas veces has usado un artículo/servicio/concepto y si ha sido pocas veces y quieres unificarlo en otro artículo/servicio/concepto que ya has utilizado más veces y puedes identificar que lo tienes duplicado usa la herramienta de sustitución de código que viene en esta herramienta. El proceso sería, saber cuál de los dos es el menos utilizado, filtra ese solamente, el que has utilizado menos, y cuando tienes en la rejilla filtrado los movimientos de ese artículo/servicio/concepto utiliza la herramienta de sustitución de código para poner el código en este que has usado poco, contra el código del que si has usado mucho y contra el que quieres unificar la gestión. ¿Qué hará esta herramienta por ti?, sustituirá en todas las líneas de documentos, tanto compras, como ventas, (según lo que filtres) el código que quieres dejar de utilizar por el código más utilizado. No tendrás que ir documento por documento cambiando el código de artículo/servicio/concepto, esta herramienta modifica el código en todas las líneas del interior de los documentos de facturación y te lo unifica con el que quieres, sin modificar precios, unidades ni el nombre que tenías puesto en la línea del documento de facturación, es decir, no toca nada, deja el documento como estaba, pero sustituye el código de ese que quieres dejar de utilizar contra el que has unificado, que es con el que te quieres quedar realmente. Luego, en la administración de artículos/servicios/conceptos ya podrás borrar el que ya no usas. De esta forma usando la herramienta de “consultas” podrás ir perfeccionando, depurando la gestión de artículos/servicios/conceptos de tu sistema y dejando solamente los que usas de verdad. Además, si tienes los documentos cobrados/pagados ya no puedes modificar las líneas, así que esta pantalla “es Hollywood” para poder depurar el sistema.

2.- Reparando tu EBITDA o modificando el análisis.

Reparaciones en un pispás

Otras cosas que puedes hacer con “la gran desconocida” la herramienta de “Consultas”.
Por ejemplo estamos analizando nuestro EBITDA de resultado de negocio y por ejemplo estamos invirtiendo en posicionamiento SEM en Google, ya sabéis, pago por clic. Y vemos que la partida del EBITDA de gastos de oficina es muy alta, ¿qué ha podido pasar?, ¿compramos mucho papel, muchos bolis?, pues lo que tenemos que hacer es preguntarle a la herramienta de “Consultas” por todos los documentos de compra de esa familia del EBITDA que no te arroja un dato que tu puedas reconocer como correcto, y de repente aparece Don Google con x miles de euros en inversión de pago por clic. Me doy cuenta de que esto no es un gasto de oficina, es publicidad online, pues bien, quiero arreglar estoy y pasarle todos costes de este gasto de oficina del acreedor de publicidad online “Google” a un concepto de gasto de “publicidad online” que tengo creado en artículos/servicios/conceptos. 

Pues bien, filtra ese código de gastos de oficina y añade además en el filtro el acreedor “Google” y verás todos los documentos de compra/gasto donde se ha metido un código de concepto de gasto de oficina donde tenía que ser gastos de publicidad. Utiliza nuevamente la herramienta de sustitución de código y la herramienta de “consultas” hará por ti todo el trabajo, recorrerá todas las líneas de esos documentos filtrados e irá sustituyendo el código de artículo/servicio/concepto de gasto de oficina por el que quieres poner de gastos de publicidad, y sin tocar nada de las facturas, es decir, solamente llevará el código.

herramienta de consultas - la gran desconocida

Como sabéis, si cambias el código de artículo de un documento y ese código de artículo/servicio/concepto pertenece a otra familia, actualiza con el botón de volver a cargar el EBITDA y verás como ese gasto en demasía que tienes en gastos de oficina se mueva automáticamente a tu partida de publicidad. Ya estás depurando y adaptando el análisis de negocio con tu EBITDA a como lo quieres ver.

Lleva este concepto de sustitución de código de artículos/servicios/conceptos hacia otras partidas que quieres ir reparando del EBITDA o simplemente no reparando, sino que quieres analizarlo de otra forma. Gastos que quieras modificar de partidas de análisis, con sustitución de código, como suministros, gastos de diversa índole, etc… Esta herramienta de consultas te permite reparar y adaptar tu análisis de negocio, aunque tu departamento de administración tenga cobras/pagas las facturas e incluso contabilizadas, ya que este sistema solamente sustituye el código de artículo de la línea de los documentos que has filtrado, y no toca nada más. 

Ojo si haces contabilidad por familia de artículo, esto generaría una discordancia en tus apuntes si estás tomando cuentas contables de familias.

Eso sí, antes de hacer estas cosas, asegúrate bien de lo que vas a hacer ya que no hay vuelta atrás.

3.- Control de costes en ventas y reparar resultados de análisis de rentabilidad.

Mas cosas donde podemos sacarle partido a “la gran desconocida” la herramienta de “Consultas”
Analizando el resultado de rentabilidad de clientes o artículos, vemos que vendemos cierta cantidad de un artículo pero que tiene más coste de lo debido, como podemos ver esto y corregirlo.

Es, o puede ser habitual, que por algún defecto de compras podamos tener un artículo comprado o un servicio subcontratado o un concepto de gasto con un importe de compra o adquisición alto, más alto que el precio que usamos para posteriormente venderlo si es un artículo o servicio.

Es decir, vendo 1 por 100€ pero tengo un coste de 150€, no hay beneficio aquí, hay perdida, pierdo 50€.

herramienta de consultas - la gran desconocida

Esto puede pasar por lo siguiente: cuando realizas operaciones de venta de un artículo o servicio, el sistema lleva el precio de coste de ese artículo o servicio que vendes, el que tiene en ese mismo momento de la operación de venta hacia la línea de venta. Si se graba el coste del artículo en la operación de venta. ¿para qué?, pues para saber el coste en el momento justo en el que lo vendes y poder comparar. Si no lo ves, hay permisos en el sistema que te permiten ver el precio de coste en las líneas de documentos de venta, y también te permiten modificarlo. Es decir, si encuentras que un artículo servicio que estás vendiendo tiene un precio de coste superior al de venta, podrás verlo y corregirlo. Esto requiere varios permisos. Pero también deberás tener en cuenta que corregir el precio de coste de un artículo o servicio en el momento de su venta, no cambia el precio de coste que tiene grabado el artículo, solamente lo cambia para esa operación de venta, pero el artículo o servicio tendrá el mismo que tenía almacenado en su campo de precio de coste. Si en realidad no solamente lo quieres el precio de coste para esa venta, sino que también quieres corregir el precio de coste definitivamente tendrás que ir al artículo/servicio, cargar la pantalla de gestión de precios y ahí corregir su coste.

Pues bien, una vez que sabemos esto, la herramienta de “Consultas” nos puede dar información de cuando se compró y a qué coste, para poder ver quién, cómo y cuándo se incluyó ese precio de coste erróneo. Además, si existen operaciones de venta con un precio de coste más alto o erróneo también nos dará esta información. Filtra en la pantalla de “Consultas” por ese artículo en todos los documentos de venta y te mostrará el precio al que lo estás vendiendo y el precio de coste que tiene almacenado en el momento que lo has vendido para verificar que tu margen de operación es correcto, en caso contrario, puedes usar las herramientas de esta venta para corregir ese precio de coste que se está heredando en las líneas de venta y colocar correctamente el precio, corrigiendo así los márgenes comerciales que afectan a la rentabilidad de tus artículos, de tus familias en el EBITDA y también a las cuentas de rentabilidad de clientes a los que se lo has vendido.

Esperamos que esta información sobre “la gran desconocida” la herramienta de “Consultas” en facturación te pueda ayudar a corregir errores administrativos, a modificar la forma de ver y calcular tu EBITDA, así como corregir afecciones a tus cuentas de resultados de CRM de clientes y artículos y servicios.

Muchas gracias por seguir nuestros posts de Territorio Gestión.

Fernando Bobes
C.E.O de ecoSoft Consulting
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