Cómo contabilizar una factura pendiente de recibir
Micaela Fernández
En la gestión contable de una empresa, es frecuente encontrarse con facturas que aún no han sido recibidas, pero que ya generan obligaciones de pago o derechos a deducciones fiscales. Contabilizar correctamente estas facturas pendientes es crucial para mantener las cuentas al día y reflejar fielmente la situación financiera de la empresa. En este artículo, explicaremos paso a paso cómo contabilizar una factura pendiente de recibir, con ejemplos prácticos y recomendaciones según el Plan General de Contabilidad (PGC).
Qué es una factura pendiente de recibir
Una factura pendiente de recibir es aquella que ya ha sido emitida por el proveedor pero que todavía no ha llegado físicamente o electrónicamente a la empresa. Aunque no se tenga el documento en mano, la empresa ya tiene la obligación de contabilizarla para reflejar sus gastos o compras y las obligaciones de pago correspondientes.
Ejemplo: Una empresa contrata servicios de consultoría en septiembre, pero la factura llegará en octubre. Contabilizarla en septiembre permite reflejar correctamente el gasto en el período correspondiente.
Importancia de contabilizar las facturas pendientes
- Reflejar correctamente los gastos y compras en el periodo contable adecuado.
- Evitar desviaciones en la tesorería y presupuestos.
- Cumplir con la normativa fiscal, especialmente para efectos del IVA y deducciones fiscales.
- Mejorar la toma de decisiones, ya que las cuentas reflejan la realidad económica de la empresa.
Cómo contabilizar una factura pendiente de recibir
Aunque la factura no haya llegado, se puede registrar de forma provisional como una obligación con el proveedor. En España, siguiendo el Plan General de Contabilidad (PGC), esto se hace generalmente usando la cuenta 400 para proveedores.
1. Registrar el gasto o compra: supongamos que contratamos servicios de consultoría por 1.000 € con IVA del 21 % y aún no hemos recibido la factura. El asiento contable sería:
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 629 – Servicios | 1.000 | |
| 4751 – IVA soportado | 210 | |
| 400 – Proveedores pendientes | 1.210 |
Explicación:
629 – Servicios: registra el gasto generado.
4751- IVA soportado: refleja el IVA que puedes deducir.
400- Proveedores pendientes: refleja la obligación de pago al proveedor.
2. Ajustes al recibir la factura: cuando finalmente recibas la factura, debes verificar que coincida con el registro provisional.
Si todo coincide, no es necesario modificar el asiento.
- Si hay diferencias (importe, IVA, concepto), se realiza un ajuste con un asiento complementario.
3. Registrar el pago: al pagar la factura, se cancela la obligación registrada en la cuenta de proveedores.
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|
| 400 – Proveedores | 1.210 | |
| 572 – Banco | 1.210 |
Explicación:
- Se reduce la deuda con el proveedor.
- Se refleja la salida de efectivo o transferencia bancaria.
Tipos de facturas pendientes y ejemplos
- Servicios profesionales: consultoría, limpieza, asesoría legal. Registro provisional del gasto antes de recibir la factura.
- Compras de material o inventario: materias primas, productos para la venta. Es importante registrar el gasto para reflejar el coste de inventario y el IVA soportado.
- Factura de proveedores internacionales: puede haber diferencias de moneda o impuestos especiales. Se recomienda registrar en euros según el tipo de cambio del día de la obligación.
Consideraciones fiscales
A la hora de contabilizar una factura pendiente de recibir, es importante tener en cuenta algunos aspectos fiscales clave:
- Periodo contable: el gasto debe registrarse en el periodo en el que realmente se ha producido el servicio o la compra, aunque la factura llegue más tarde. Esto asegura que la contabilidad refleje de forma fiel la actividad económica de la empresa.
- IVA deducible: para poder deducir el IVA, la factura debe cumplir con los requisitos legales (datos completos del proveedor y del cliente, concepto detallado, tipo impositivo, etc.) y estar correctamente registrada en el libro de facturas recibidas. De lo contrario, Hacienda puede rechazar la deducción.
- Control interno: llevar un listado actualizado de las facturas pendientes de recibir permite evitar duplicidades y errores contables. Además, ayuda a anticipar obligaciones de pago y a gestionar mejor la liquidez de la empresa.
Buenas prácticas para manejar facturas pendientes
Para que la gestión de las facturas pendientes sea más ordenada y eficiente, es recomendable aplicar estas buenas prácticas:
- Realizar un registro mensual: al final de cada mes, revisa qué facturas aún no han llegado y regístralas de forma provisional. De esta manera, los estados financieros estarán siempre actualizados.
- Conciliación con proveedores: Contacta periódicamente con tus proveedores para confirmar las facturas emitidas y pendientes de enviar. Esto evita malentendidos y asegura que no se te pase por alto ningún gasto.
- Conservar documentación de respaldo: Guarda siempre la evidencia del servicio o producto recibido, como contratos, pedidos o albaranes. Estos documentos son fundamentales en caso de revisión fiscal o auditoría.
- Usar un software contable o ERP: Las herramientas digitales facilitan el control de facturas pendientes y automatizan los asientos contables, reduciendo errores humanos y agilizando el trabajo administrativo.
Software contable: módulo de contabilidad integrada de ecoSoftWEB
Para facilitar la gestión contable de una empresa y automatizar muchos de los procesos manuales explicados anteriormente, ecoSoftWEB ofrece el módulo de contabilidad integrada.
¿Qué es y para quién está pensado?
- Permite que las acciones de gestión (facturación, compras, gastos, etc.) generen de forma automática los asientos contables correspondientes, sin que tengas que registrarlos manualmente.
- Ofrece contabilidad automática e integrada con el resto de módulos —ventas, compras, tesorería— permitiendo que todo esté interconectado.
Principales funcionalidades
Algunas de las funcionalidades más destacadas del módulo de contabilidad integrada de ecoSoftWEB:
- Generación automática de la contabilidad a partir de la gestión operativa (ventas, compras, gastos).
- Exportación contable de compras, gastos, ventas y cobros.
- Gestión del inmovilizado (activos fijos) dentro del sistema.
- Informes contables y de situación financiera que ayudan al control del negocio.
- Módulo de gestión de tesorería vinculado con la contabilidad, habilitando conciliaciones automáticas.
- Plantillas de asientos programados y herramientas de validación para evitar errores o descuadres.
- Creación de accesos para asesores externos, para que puedan revisar la contabilidad en línea sin necesidad de trasladar documentos físicamente.
Ventajas de usar un programa con contabilidad integrada
- Ahorro de tiempo: Muchas tareas contables se generan automáticamente, dejando el trabajo humano para revisiones y ajustes.
- Menos errores: Al automatizar los asientos contables, se disminuye la posibilidad de errores por duplicados, cálculos incorrectos u omisiones.
- Transparencia y control: Los informes y el acceso en línea permiten una supervisión constante de la situación contable de la empresa.
- Integración completa: Al estar integrado con gestión operativa (ventas, compras, tesorería, inventario, etc.), todo el flujo de la empresa está conectado y armonizado.
- Flexibilidad y escalabilidad: Puede adaptarse a empresas de distintos tamaños, con múltiples sociedades o divisiones.
