Programa para hacer inventario de almacén
Micaela Fernández
Sabemos que el inventario puede incluir una amplia variedad de productos y que hacerlo manualmente supone mucho trabajo. Por eso, te contamos las principales características de los inventarios y cómo puedes automatizarlos con ecoSoft.
¿Qué es un inventario?
Un inventario es el proceso mediante el cual se detalla, de forma ordenada, el listado de mercancías que tiene una empresa o almacén. De esta forma, se establece una relación entre las existencias, movimientos y demanda de cada uno de los artículos.
Los inventarios tienen gran importancia y utilidad y sus objetivos principales son los siguientes:
- Controlar los bienes de una empresa, así como la cantidad de stock disponible
- Detectar la necesidad de nuevos pedidos para reducir el riesgo del agotamiento de stock
- Minimizar los costes de almacenamiento y optimizar la gestión de la cadena de suministro
Por esta serie de motivos, es de vital importancia contar con un programa para hacer inventarios. De esta forma, se automatizarán todas las tareas relativas al recuento y gestión de mercancías.
Características de los inventarios
Aunque cada inventario varíe en función del tipo de producto o servicio o tipo de empresa, por ejemplo, tienen unas características comunes a todos los sectores:
- Son un activo de la empresa, ya que representan una inversión que puede generar más beneficios
- Exigen inversión de capital, puesto que, además de comprar esos bienes, es necesario invertir dinero en lugares de almacenaje, como naves o almacenes
- Varían en cantidad y valor: estos factores pueden fluctuar en función de la demanda, producción, costes de materiales o equipos…
- Pueden perder valor con el tiempo
- Requieren una gestión y control continuo: esto será necesario para evitar faltas de stock, costes excesivos u obsolescencia
- Se ven afectados por factores externos, como la economía, problemas en las cadenas de suministro, entre otros
Importancia de los inventarios
Ya hemos comentado las características principales de los inventarios. Aunque requieran una gestión o control continuo, son fundamentales para el funcionamiento de la empresa. Además, estas tareas pueden automatizarse y agilizarse a través de un programa para hacer inventario de almacén.
Te contamos las ventajas de los inventarios:
- Aseguran la disponibilidad de artículos: garantizan que haya el suficiente stock para satisfacer la demanda
- Ahorran los costes de almacenamiento: al tener un control continuo del número de productos y materiales, se economiza el espacio disponible con el objetivo de no comprar más de lo que se necesita
- Reduce los tiempos de espera: si un cliente quiere comprar un producto fuera de stock, este tiene más posibilidades de ser repuesto de forma ágil
- Proporcionan información útil para la toma de decisiones
- Minimizan las posibilidades de pérdida de productos: será más fácil identificar los productos caducados o dañados y, además, contribuirás a minimizar el deterioro de los mismos
¿Qué es un software de inventario?
Un software de gestión de inventario es un programa informático que ayuda a las empresas a tener un control absoluto sobre sus productos o materias primas. De esta forma, quedará constancia en el sistema cada vez que se realice cualquier movimiento. Por ello, se deben anotar todas las entradas y salidas de mercancía.
Debido a la importancia de los inventarios, es fundamental digitalizar su gestión a través de un software de gestión de inventarios. Gracias a esta herramienta tendrás el control de tu mercancía. Descubre los beneficios de un software para inventarios:
- Incrementa las ventas: tu negocio podrá hacer frente a la demanda de los clientes. Con un software de inventario controlarás el stock disponible, qué productos faltan, cuántas unidades se necesitan…
- Reduce costes: el ahorro de tiempo también supone un ahorro de recursos. Podrás invertir más tiempo en el desarrollo de tu negocio y con el programa para inventarios minimizarás los errores humanos
- Aumenta la satisfacción de tus clientes: evitarás que los clientes sufran esperas innecesarias. Gracias al software de inventario y a los gráficos e informes que este proporciona, podrás predecir picos de ventas
Tipos de inventarios con ecoSoft
En ecoSoft contemplamos diversas posibilidades para realizar inventarios con el objetivo de que puedas tenerlo todo bajo control. A continuación, te detallamos los tipos de inventario y las principales características de cada uno de ellos.
Inventario total
Se utiliza para actualizar todo el stock de la sucursal, es decir, toda la mercancía que hay en el almacén. Si un artículo no se registra en el documento, quiere decir que no hay existencias del mismo.
Inventario parcial
Tiene el objetivo de regularizar el stock de los productos reflejados en el inventario, sin afectar a aquellos no mencionados en el documento. Se actualiza el stock de los artículos registrados.
Inventario de transformación
El inventario de transformación funciona como los ajustes de stock. Las unidades registradas se sumarán al stock previo de los artículos mencionados en el inventario.
Software para almacenes e inventarios
Con ecoSoft podrás seleccionar el tipo de inventario en función de tus necesidades. Solamente tendrás que registrar la sucursal y la fecha y hora, con el objetivo de saber en qué periodo has registrado la mercancía.
Podrás añadir los artículos al inventario de forma manual o simplemente insertando el código del producto con un lector o pistola. También tienes la opción de importar un fichero con los datos necesarios: productos y unidades.
Modifica los estados y, cuando tenga el estado actualizado, la aplicación cuadrará los datos del inventario con el cálculo de stock.
Carga el tipo de inventario y regulariza el stock de los productos que necesites.
Cómo hacer un inventario con ecoSoft
Con ecoSoft podrás crear un inventario de forma muy sencilla. Solo tendrás que seleccionar el tipo de inventario que desees y cargar las líneas con los artículos.
Si seleccionas un inventario total debes de tener en cuenta que lo que se refleja en el documento es todo el stock de tu almacén, por lo que deberás tener especial cuidado y asegurarte de que esté compuesto por el 100% del stock de tu almacén, ya que los artículos no incluidos tendrán 0 unidades de stock.
Si, por ejemplo, seleccionas un inventario parcial, podrás modificar fácilmente el número de artículos para actualizar el stock de un producto concreto.
Pongamos el ejemplo de que tienes 10 tazas, pero en el inventario total solo figuran 5. Podrás crear un inventario parcial con el número total de tazas y el stock se actualizará de forma automática.
Por el contrario, los inventarios de transformación son muy útiles para empresas que trabajan con componentes, ya que podrás restar unidades de tu stock.
